نام حسابداری واژه‌ی بسیار آشنایی است و ما اغلب این نام را در زندگی روزمره‌ی خودمان زیاد می‌شنویم. قبل از اینکه وارد جنبه‌های مختلف حسابداری و اهمیت آن در کسب و کار شویم و اینکه چه نرم افزار حسابداری وجود دارد و کدام نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار مالی را باید برای کسب و کار خود به کار گیریم، اجازه دهید ابتدا به تعریف حسابداری بپردازیم.
حسابداری یکی از مهم‌ترین توابع هر محسوب می‌شود. در واقع زبان کسب و کار علم حسابداری و فرآیند آن در شرکت‌ها است. برای اولین بار در زمان‌های باستان از حسابداری استفاده شد و به مرور زمان این علم تکمیل‌تر و پخته‌تر شد. حسابداری را می‌توان به شاخه‌های مختلف تقسیم کرد مانند حسابداری مالی، حسابداری مدیریت و… . هم حسابداری مالی و هم حسابداری مدیریتی جزئی از فرآیندهای کسب وکارهای حرفه‌ای هستند.
حسابداری مالی بر گزارشات قانونی استوار است و حسابداری مدیریتی بر گزارشات مختلف برای استفاده‌ی داخلی شرکت مبتنی است که به نیازهای مدیران مرتبط می‌شود. حال به اهمیت حسابداری در کسب و کار می‌پردازیم:
اهمیت حسابداری در کسب و کار
حسابداری یک فعالیت خدماتی است. با پیشرفت علم حسابداری و ورود علم برنامه‌نویسی و فناوری اطلاعات و مرتبط شدن این دو با هم نرم افزارهای مالی و نرم افزارهای حسابداری زیادی به وجود آمدند که می‌توانند به راحتی همه‌ی امور مالی و حسابداری شرکت‌ها را تنها با وارد کردن یکسری اطلاعات انجام دهند و دیگر نیازی به آن هجمه اطلاعات روی هم انباشته شده و صورت‌های مالی در هم ریخته و بلاتکلیف نیست. تنها کافی است اطلاعات صحیح را به نرم افزار مالی و یا نرم افزار حسابداری جامع خود بدهید تا تمام فعالیت‌های جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل و خروجی‌های مورد نیاز را به شما بدهد.
مهم‌ترین حُسن نرم افزار حسابداری این است که از ماهیت مالی شرکت برای ذینفعان مختلف شرکت اطلاعات کمی زیادی به وجود می‌آورد تا بتوانند از این اطلاعات مدیران و یا سهامداران برای تصمیمات آتی استفاده نمایند. این سهامداران عبارتند از: سرمایه‌گذاران، مدیران، دولت، تأمین‌کنندگان، شرکا و… . بهترین نرم افزار حسابداری به مالکین و سهامداران و ذینفعان شرکت کمک می‌کنند تا تصمیمات کوتاه مدت و بلندمدت درستی برای کسب و کار خود اتخاذ نمایند تا به شرکت کمک کرده و زمینه‌ی رشد و توسعه‌ی هرچه بیشتر شرکت و هم‌چنین نفوذ هر چه بهتر در بازار را فراهم نماید. سه خروجی مهمی که نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار مالی جامع می‌تواند برای شرکت به همراه داشته باشد عبارتند از:
- صورتحساب سود و زیان(بیانیه‌ی سود)
بیانیه‌ی سود و زیان نشان می‌دهد که شرکت در یک دوره‌ی مشخص زمانی چقدر تولید خالص و درآمد داشته و به چه میزان ضرر کرده است.
- صورت وضعیت مالی
صورت وضعیت مالی نشان می‌دهد که وضعیت مالی شرکت در طول یک دوره چگونه می‌باشد. این صورت وضعیت یک میانگین مشخصی از دارایی‌ها و بدهی‌ها را برای گزارشات و تراز نامه آماده می‌کند و نشان می‌دهد که به چه میزان بر دارایی‌های شرکت و چه میزان بر بدهی‌های شرکت اضافه شده است.
- بیانیه‌ی جریان نقدی شرکت
بیانیه‌ی جریان نقدی شرکت نشان می‌دهد که تغییرات در طول دوره‌ی مشخص در صورت وضعیت سود و زیان و صورت وضعیت مالی شرکت چه تأثیری بر روند مالی شرکت داشته است. اساساً این بیانیه به گزارشی در خصوص وضعیت عملیاتی در خصوص ورودی‌ها و خروجی‌های مالی شرکت، سرمایه‌گذاری و وضعیت مالی را ارائه می دهد.
در دنیای داینامیک و پیچیده‌ی کسب و کار امروزی بسیار مهم است که بوسیله‌ی نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار مالی مناسب که توانایی و قدرت و ساختار لازم را داشته باشد، بتوانیم صورت وضعیت مالی شرکت خود را به روز نگه داریم. به روز نگه داشتن صورت‌های مالی از مهم‌ترین وظایف هر یک از شرکت‌ها می‌باشد و این کار باید با نرم افزارحسابداری صورت بگیرد زیرا:
- به ارزیابی عملکرد کسب و کار کمک می کنند.
همانطور که در بالا ذکر شد، سوابق حسابداری نتایج عملیات شرکت و شرح وضعیت مالی را به همراه دارد. هم‌چنین استفاده از نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار مالی می‌تواند نسبت‌های حسابداری و حساب‌های سود و زیان را بصورت متفاوت محاسبه کنند که این خود کمکی است به حسابداران برای تجزیه و تحلیل ساده‌تر عملکرد شرکت در دوره‌های مشخص. مثلاً نسبت‌های بدهی شرکت، نسبت‌های مالی فعلی، گردش مالی و… را می‌توانیم نسبت داده‌های دوره‌ی حسابداری فعلی را با دوره‌ی حسابداری قبلی مقایسه کرده و ارقام بودجه را برای تجزیه‌ی واریانس با هم مقایسه کنیم.
- کمک به مدیریت و نظارت بر فرآیند های مالی شرکت
با یک نرم افزارحسابداری و یا نرم افزار مالی مناسب می‌توان سرمایه‌گذاری و نیاز نقدی شرکت را به خوبی مدیریت و نظارت کرد.
- کمک به انجام فعالیت شرکت بصورت قانونی
یک نرم افزار حسابداری می تواند به ما این تضمین را بدهد که تمامی پرداخت‌ها و بدهی‌های شرکت در زمان خودش و به موقع پرداخت خواهد شد. نرم افزار حسابداری خوب برای پرداخت‌هایی مانند ارائه‌ی پیش پرداخت‌ها، صندوق بازنشستگی، مالیات بر ارزش افزوده، مالیات بر فروش، مالیات بر درآمد و… می‌توان در زمان‌های خود اعلام کرده و از روی پرداخت‌های ما میزان پرداخت مورد نیاز را برای هر یک از این موارد کسر و مشخص نماید که همه‌ی این موارد ساختار قانونی شرکت را حفظ می کند.
- برای بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی برای پروژه‌های آتی به ما کمک خواهد کرد
نرم افزار مالی و نرم افزار حسابداری مناسب و کامل به مدیران کمک می‌کند تا بودجه‌های خود را به درستی ببندند و برای برنامه‌های آینده برنامه‌ریزی مناسبی داشته باشند. روند یک تجارت خوب بر اساس داده‌های حسابداری قبلی برآورد می‌شود تا بتواند برای آینده‌ی متناسب با اطلاعات قبلی برنامه‌ی مشخص داشته باشد.
- یک نرم افزار مالی مناسب به شرکت‌ها کمک می‌کند تا ضمانت نامه‌های مالی خود را به درستی تکمیل کرده، اسناد بورس خود را آماده کنند و ضمانت‌های مالیاتی را به درستی تکمیل کنند.
شرکت‌ها باید متناسب با داده‌های نرم افزار مالی و نرم افزار حسابداری خود ضمانت نامه‌های مالی مورد نیاز شرکت را تنظیم کرده و برای اهداف مالیاتی مستقیم و غیر مستقیم و هم‌چنین برنامه‌های سهام بتوانند زمان‌بندی درستی داشته باشند و به موقع و به درستی اسناد خود را مرتب کنند.
- سایر اطلاعات
نرم افزار حسابداری و یا نرم افزار مالی جامع در یک شرکت می‌تواند برای دریافت اطلاعات و گزارشات کمی و کیفی در زمان‌های مختلف به شرکت‌ها کمک کرده و متناسب با داده‌هایی که دریافت می‌کنند گزارشات مختلفی به شرکت‌ها ارائه نمایند.
از نوشته‌های بالا می‌توان اینگونه استنباط کرد که باید برای انجام امور شرکت‌ها از بهترین نرم افزار حسابداری استفاده شود. خواه این شرکت به ثبت رسیده باشد یا نه، دولتی باشد یا خصوصی و سودآور باشد یا نه؛ در هر صورت استفاده از نرم افزار حسابداری برای امور شرکت لازمی حتمی است.
.