روشهای ثبت سند افتتاحیه در نرم افزار هلو

ورود اطلاعات اول دوره گام نخست برای شروع کار با نرم افزار هلو می‌باشد. در این مرحله اشخاصی که می‌خواهند اطلاعات قبلی خود را تحت عنوان اول دوره وارد نمایند می‌بایست مانده مبالغ بدهکاری، بستانکاری، چکهای دریافتی و پرداختی، موجودی انبار، مانده بانک، صندوق و تنخواه و … را که از قبل از خرید نرم افزار هلو بصورت دستی یا از نرم‌افزار‌های مالی دیگر گزارش‌گیری نموده‌اند، در این بخش وارد نموده و میزان سرمایه اول دوره خود را برای شروع به‌کار مشخص نمایند.

• روش اول ثبت سند افتتاحیه بصورت اتوماتیک :

1. معرفی اشخاص یا طرف حسابها
2. معرفی کالاهای موجود در انبار
3. معرفی حسابها، چک ها و حسابهای بانکی موجود در موسسه
4. معرفی چک های داده شده و چک های گرفته شده
5. انتخاب گزینه انتهای عملیات اول دوره

لازم به ذکر است که تنها اشخاصی پنج مرحله فوق را انجام میدهند که بخواهند مانده‌های قبلی اطلاعات خود را وارد نرم افزار هلو نمایند . چنانچه شخصی تازه شروع به کار نموده و هیچگونه اطلاعات آماری نداشته باشد تنها کافیست از منوی اطلاعات اول دوره گزینه انتهای عملیات اول دوره را انتخاب نماید تا برنامه قابل اجرا و فعال گردد .

• معرفی اشخاص در نرم افزار هلو :

جهت معرفی اشخاص می‌توانیم از دو بار کلید F7 استفاده و یا از منوی اطلاعات اول دوره گزینه معرفی اشخاص گزینه طرف حساب جدید انتخاب نمایم نام طرف حساب جدید یا  مشتریان خود را ثبت نموده و چنانچه بطور مثال آقای احمدی در ابتدای امر از ما بستکار یا به ما بدهکار باشد در قسمت تراز نسیه اول دوره، رقم بدهکاری و یا بستانکاری وی را تایپ می‌کنیم.

از منوی سمت چپ گزینه بدهکاری و یا گزینه بستانکار بودن وی را انتخاب و تایید می‌کنیم سپس طرف حساب دیگری را نیز معرفی می‌نماییم . حال می‌توانیم سایر اطلاعات شخصی این فرد را شامل شماره تلفن، موبایل، آدرس و سایر موارد را ثبت نمایید. در صورتیکه بخواهیم مشخصات مشتریان و طرف حسابها در دفتر تلفن نیز ثبت شود، تنها کافیست از منوی سایر امکانات یا F10 گزینه درج در دفتر تلفن را انتخاب و تایید نموده پس از ثبت نام طرف حسابها گزینه خروج یا F2  را انتخاب می‌کنیم.

• معرفی کالاهای موجود در انبار :

از منوی اطلاعات اول دوره گزینه کالای اولیه انبار، گروه بندی کالا را انتخاب می نماییم. با استفاده از گزینه افزودن گروه اصلی، نام گروه موردنظر را تایپ کرده و تایید می‌کنیم. سپس چنانچه بخواهیم گروه فرعی به گروه اصلی انتقال داده شود، گزینه انتخاب گروه فرعی را انتخاب کرده و افزودن گروه فرعی را کلیک می‌کنیم . سپس نام گروه های فرعی را تایپ می نماییم . پس از تایید در این قسمت جایگاهی برای ورود نام کالا وجود ندارد از این قسمت خارج شده با از استفاده از گزینه اطلاعات اول دوره، کالای اولیه انبار، کالای اولیه انبار را انتخاب نموده با استفاده از کلید F7 یا کالای جدید، می‌توانیم کالاهای موجود در انبار را ثبت نماییم.

در نرم افزار هلو چنانچه کالای مورد نظر دارای کد خاصی باشد کد آنرا نیز تایپ می کنیم پس از تایید چنانچه از این کالا در تاریخ  ورود اطلاعات اول دوره در انبار موجودی داشته باشد، موجودی آنرا در قسمت تعداد تایپ و سپس در قسمت میانگین خرید بهای یک واحد  کالای خریداری شده از کالای مورد نظر را وارد می‌کنیم. تمام  کالای دیگر را نیز به همین شکل می توانید معرفی نمایید. چنانچه برای کالا بخواهیم برای هر کالا قیمت فروشی را نیز تایپ نماییم، آنرا در قسمت قیمت فروش قرار خواهیم داد . سپس گزینه F2 یا خروج را انتخاب نموده و اطلاعات وارد شده ذخیره خواهد شد.

• معرفی حسابهای بانکی در نرم افزار هلو :

در قسمت عملیات اول دوره معرفی حسابها و چکها را انتخاب و بر روی افتتاح حسابهای بانکی کلیک نموده تا بتوانیم بانک مورد نظر را با کلیه مشخصات از جمله شماره حساب نام شعبه شماره شعبه و نوع حساب را معرفی نماییم . با استفاده از گزینه افتتاح حساب یا F7 در قسمت نام بانک، نام بانک مورد نظر را که موسسه در آنجا حساب دارد را تایپ میکنیم شماره حساب مورد نظر را تایپ کرده نام شعبه را تایپ کرده در قسمت شماره شعبه چنانچه شماره شعبه موجود باشد را آنرا نیز تایپ می کنیم. نوع حساب جاری یا پس انداز بودن را انتخاب نموده چنانچه به دستگاه کارتخوان متصل باشد گزینه متصل به کارتخوان را نیز تیک دار می نماییم.

سپس تایید کرده و سایر حسابهای بانکی را معرفی می کنیم. چنانچه نام بانکی موجود نباشد در قسمت افتتاح حساب با استفاده از گزینه بانک جدید یا F9 در قسمت جدید یا F7 میتوانیم نام بانک جدید را تایپ نماییم . پس از تایید در قسمت نام بانک، لیست نام بانک ها مشاهده می شود سپس سایر مشخصات آنرا تایپ می کنیم . پس از تایپ نام بانک ها و مشخصات آنها گزینه خروج یا F2 را انتخاب کرده برای ثبت موجودی بانک ها از منوی اطلاعات اول دوره گزینه معرفی حسابها و چکها گزینه موجودی بانکها و صندوقها را کلیک، چنانچه وجوهی را در تاریخ ورد اطلاعات موجود داشته باشیم در قسمت بانک ها و صندوق آن را ثبت می نماییم . پس از تایید در بخش معرفی حسابها و چکها، می توانیم چک های دریافتنی و پرداختنی را که وجود دارد اما هنوز سر رسید آن نرسیده و یا بنا به دلایلی وصول نگردیده را ثبت نمایید.

• معرفی حسابهای بانکی و چکها :

چکهای داده شده یعنی اسناد پرداختنی، بهتر است زمانی که در این قسمت اسناد پرداختنی و یا دریافتنی را ثبت می نمایید از کیبورد استفاده نمایید. حال چنانچه بخواهیم چک بعدی را معرفی نماییم اما نام طرف حساب مشخص نباشد و یا وجود نداشته باشد با استفاده از کلید میانبر دو بار F7 و یا با استفاده از گزینه معرفی طرف حساب یا F7 می توانیم طرف حساب جدید را معرفی نمائیم . همانطور که مشاهده می نمایید نام آقای بهادری جزء طرف حسابها اضافه گردید. سپس تائید می نمائید و در بخش اسناد دریافتنی نیز به همین شکل انجام می دهیم.

در قسمت پشت نمره می توانیم عددی را تایپ نکرده تا نرم افزار بصورت اتوماتیک از شماره ۱ چکها را شماره گذاری نماید. چنانچه در این قسمت بخواهیم نام طرف حسابی را اضافه نمائیم، دو بار F7 را کلیک نموده و یا از قسمت منوی امکانات، گزینه طرف حساب را انتخاب می نمائیم . همانطور که مشاهده می نمائید نام شعبه تایپ نگردیده است و سیستم به هیچ عنوان error  یا پیغام نمی دهد. نام شعبه با کد شعبه دو گزینه اختیاری می باشند. اما چنانچه موارد دیگر برنامه را تایپ ننماییم نرم افزار به ما اطلاع می دهد در آخر تائید می نمائیم .

• انتهای عملیات اول دوره و صدور سند افتتاحیه :

پس از انجام عملیات با استفاده از منوی اطلاعات عملیات اول دوره، گزینه تهیه و بازیابی کپی پشتیبان، بکابی از کلیه اطلاعات وارد شده میگیریم ، سپس با استفاده از منوی اطلاعات اول دوره ، گزینه انتهای عملیات اول دوره را انتخاب می نمائیم . کلیه اطلاعاتی را که در نرم افزار هلو وارد نموده ایم در اینجا قابل مشاهده است. دقت بفرمائید تاریخ تنظیم سند به تاریخی باشد که ورود اطلاعات شما صورت پذیرفته است. پس از تائید نرم افزار بسته می شود و دوباره آنرا اجرا می نمائید. اجازه می دهیم نرم افزار بطور کامل بالا بیاید. امکان دارد اطلاعات اول دوره را اشتباه وارد نموده باشیم، با استفاده از منوی اصلاحات، گزینه اول دوره، موردی را که بصورت اشتباه وارد نموده ایم اصلاح می نمائیم.

• روش دوم ثبت سند افتتاحیه بصورت دستی :

در نرم افزار هلو امکان ثبت سند افتتاحیه به دو صورت دستی و اتوماتیک وجود دارد. برای ثبت سند افتتاحیه به صورت دستی در نرم افزار هلو ابتدا می بایست از مسیر ” تنظیمات نرم افزار > امنیتی > ثبت سند افتتاحیه “ گزینه ی بصورت دستی را فعال نمایید. پس از تایید فرم، برای اعمال تغییرات برنامه را بسته و مجددا باز کنید.

پس از اجرای مجدد برنامه در منوی اطلاعات اول دوره  گزینه ثبت سند افتتاحیه فعال می باشد با کلیک بر روی آن صفحه ای برای شما نمایش داده می شود که شامل دو قسمت است. در قسمت بالای این صفحه اطلاعات اتوماتیک را وارد نمایید. دقت کنید در این قسمت برای ورود مقادیر بعنوان مثال برای ثبت مقدار موجودی های نقدی باید بر روی دکمه ورود کلیک کنید.

در صفحه ای که باز می شود تمام صندوق ها و تنخواه گردان ها و بانک های معرفی شده در برنامه و موجودی آنها نمایش داده می شود شما باید در این قسمت به آنها مانده بدهید. و در نهایت جمع  مبالغی را که وارد کرده اید در صفحه اصلی جلوی موجودی های نقدی با توجه به بدهکار و یا بستانکار بودن آنها وارد نمایید.

تمام آیتم‌های بالای صفحه  سند افتتاحیه را بدین صورت وارد کنید. اگر می خواهید به سرفصل جدیدی مانده بدهید ابتدا آن سرفصل را در قسمت سرفصل جدید تعریف کنید و سپس سرفصل مورد نظرتان را در قسمت پایین صفحه سند افتتاحیه انتخاب و با توجه به بدهکار و یا بستانکار بودن به آن سرفصل  مانده دهید. دقت نمایید سرفصلی را که در قسمت پایین صفحه سند افتتاحیه انتخاب می کنید حتما باید مانده تراز داشته باشد در غیر این صورت برنامه اجازه انجام انتهای عملیات اول دوره را به شما نمی‌دهد.

اگر قصد یادگیری نرم افزار هلو از پایه تا سطح حرفه ای را دارید، پیشنهاد ما پکیج صفر تا صد نرم افزار هلو می باشد. سرفصلهای آموزشی در این محصول بصورت گام به گام مطابق با روش جدید Micro-learning تدریس شده و در تولید محتوای آن سعی کردیم به تمامی سرفصلهای مهم و کاربردی بپردازیم تا به عنوان یک مرجع قابل اطمینان در حین و بعد از آموزش بتواند پاسخگوی تمامی سئوالات شما در حین کار با نرم افزار هلو باشد. در این مجموعه آموزشی نکاتی را خواهید آموخت که در هیچ دوره و یا کلاس آموزشی تا بحال بیان نشده است.

اطلاعات بیشتر صفر تا صد نرم افزار هلو

تیم آموزشی این سایت با ایجاد ویدئوهای آموزش حرفه ای و به روز رسانی آنها، تمامی سعی خود را جهت ارتقای دانش فنی و علمی کاربران عزیز نموده است. آموزش صفر تا صد نرم افزار هلو مطابق با امکانات کد ۴۱ ( کاملترین نسخه ) و آخرین ورژن ارائه می‌گردد. پس از مشاهده این مجموعه آموزشی، به سادگی می‌توانید حسابداری شرکتها، فروشگاه ها و تولیدی ها را با نرم افزار هلو بطور کامل انجام دهید.

مقاله مرتبط : عملیات مالی طی دوره در نرم افزار هلو