امکان تبدیل اسناد موقت به دائم یکی از امکانات نرم افزار های شرکتی هلو می‌باشد که در واقع ابزار دستی همیشگی برای حسابداران شرکتها محسوب می‌شود. اهمیت امکان تبدیل اسناد موقت به دائم آنجاست که خیال حسابداران ارشد و مدیران مالی را از اسنادی که بازبینی شده‌اند و دیگر نیازی به تغییر ندارند را راحت می‌کند که کاربران دیگر نمی‌توانند در آن دخل و تصرفی مثل حذف یا اصلاح اسناد نمایند و در پایان سال نیازی به بازبینی دوباره اسناد از ابتدا نخواهند داشت. در حقیقت اسناد موقت به دائم در نرم افزار هلو به منظور عدم اصلاح و حذف اسناد مالی است که از طرف مدیران مالی قطعی شده است.
لازم به ذکر است در نرم افزار هلو هر سندی که بصورت دستی یا اتوماتیک انجام می‌شود در واقع یک سند موقت محسوب خواهد شد تا زمانی که این سند به دائم تبدیل شود. تفاوت اسناد موقت با دائم فقط در امکان ویرایش و حذف آنهاست مگرنه در گزارشات حسابداری هیچ تفاوتی با هم ندارند. در صورتی که قصد دارید این امکان را به نرم افزار خود اضافه کنید کافیست با شماره ۸۸۳۱۴۱۴۸-۰۲۱ تماس بگیرید تا کارشناسان ما این امکان را برای شما فعال نمایند.
-
تبدیل اسناد موقت به دائم چطور کار می کند؟
برای تبدیل اسناد موقت به دائم از منوهای اصلی بخش عملیات مالی روی گزینه تبدیل اسناد موقت به دائم کلیک کنید و در پنجره باز شده، گزینه ” نمایش اسناد بر اساسِ ” تاریخ یا شماره اسنادی که قصد دارید آنها را از حالت موقت به دائم تبدیل کنید را جستجو نمایید سپس اگر می‌خواهید اسناد خاصی مثل فقط فاکتور فروش یا فقط فاکتور فروش و خرید را تبدیل به دائم کنید این گزینه را فعال و بخشهای مورد نظر خود را انتخاب کنید و اگر قصد دارید تمامی اسنادی که در بازه زمانی مشخص شده را دائم نمایید این گزینه را غیر فعال نمایید. لازم به ذکر است سند شماره ۱ به عنوان سند افتتاحیه بصورت پیشفرض دائم بوده و در این فرم نمایش داده نمی‌شود.
- با انتخاب گزینه “نمایش اسناد براساس” امکان انتخاب شرط برای نمایش اسناد فراهم میگردد.
- با انتخاب “نمایش اسناد از تاریخ” لیست اسناد در بازه تاریخ انتخابی نمایش داده می شود.
- با انتخاب “نمایش اسناد از شماره” لیست اسناد در بازه شماره های انتخابی نمایش داده می شود.
- با انتخاب “نمایش اسناد از شماره ثابت” لیست اسناد در بازه شماره های ثابت انتخابی نمایش داده می شود.
در پایین فرم کنار اسنادی که بازخوانی شده اند علامتی برای انتخاب یا عدم انتخاب آنها وجود دارد که می توانید به وسیله آن تمام یا بخشی از اسنادی که قصد دارید آنها را دائم نمایید را انتخاب و در نهایت با دکمه تایید خارج شوید. پس از این فرایند اسناد انتخابی شما امکان ویرایش و حذف نخواهند داشت. اما سئوال اینجاست که اگر قصد ویرایش یا حذف این اسناد را داشته باشیم تکلیف چیست و چطور می توان این فرایند را انجام داد؟
-
امکان تبدیل اسناد دائم به موقت
در صورتی که قصد دارید اسناد دائم را ویرایش نمایید کافی است از منوی اصلی بخش عملیات مالی روی گزینه تبدیل اسناد دائم به موقت کلیک کنید. در فرم باز شده تمامی اسنادی که به دائم تبدیل شده اند برای شما قابل مشاهده می باشند و می توانید به کمک جستجوی پیشرفته مثل شماره سند یا تاریخ یا نوع سند، اسناد مورد نظر را جستجو و در کادر کناری آن تیک آن ردیف یا ردیفها را انتخاب و آن سند را از حالت دائم به موقت تبدیل نمایید. در اینصورت دومرتبه این سند به موقت تبدیل شده و امکان ویرایش و حذف آن برای شما امکانپذیر خواهد بود.
